docBASE - Informationssystem

Unternehmenshandbücher. Dokumentation. Workflows. docBASE bündelt Dokumentenmanagement, Genehmigungen und Auftragssteuerung in einer webbasierten Plattform – flexibel anpassbar durch Freifeldprofile.

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Ihr zentrales Informationssystem

Dokumentation, Versionierung und Freigaben in einer Lösung

In jedem Unternehmen entstehen täglich wichtige Dokumente: Arbeitsanweisungen, Protokolle, Beschlussvorlagen und Aktennotizen. docBASE verwaltet alles zentral, versieht Inhalte mit klaren Strukturen und stellt revisionssichere Freigaben bereit.

Das System kombiniert dokumentenbezogene Workflows, Benachrichtigungen und Auftragssteuerung. Mitarbeitende werden automatisch über neue oder geänderte Dokumente informiert und bestätigen die Kenntnisnahme mit einem Klick.

Dank Freifeldprofilen passt sich docBASE ohne Programmierung an individuelle Datenmodelle an. Mehrstufige Genehmigungsprozesse, automatische Wiedervorlagen und integriertes Auftragsmanagement sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.

docBASE eignet sich für

  • Unternehmenshandbücher & Richtlinien
  • Besprechungs- & Sitzungsprotokolle
  • Beschlussvorlagen für Gremien
  • Aktennotizen und Vermerke
  • Compliance- und QM-Dokumentation

Kernaussagen

  • Alles an einem Ort – Kategorien & Schablonen
  • Immer aktuell – automatische Benachrichtigungen
  • Revisionssicher – Versionen & Audit-Trail
  • Flexibel – Freifeldprofile ohne Code
  • Einfache Migration aus Notes/Domino

Flexibel. Revisionssicher. Mandantenfähig.

Multi-Tenant-Architektur, rollenbasierte Rechte, versionierte Inhalte und automatisierte Prozesse machen docBASE zur skalierbaren Plattform für Unternehmen jeder Größe.

docBASE in Aktion

Dieser Mitschnitt stammt aus einem Webinar, das wir für eine Interessentengruppe durchgeführt haben. Erleben Sie in kompakter Form, wie docBASE Ihr Dokumentenmanagement revolutioniert.

Alle Funktionen Demo anfragen

Goodbye Notes – Hello docBASE

Schritt-für-Schritt-Migration Ihrer HCL Notes/Domino-Datenbanken inkl. Anhänge und Rich-Text

Massenimport mit Progress

Importieren Sie hunderte Dokumente in einem Durchgang – mit Live-Fortschritt, Wiederaufnahme und vollständigem Rollback bei Bedarf.

Rich-Text & Anhänge

Übernimmt Rich-Text-Felder mit Inline-Bildern sowie Anhänge automatisch. JSON-Metadaten und EML-Exporte werden sauber gemappt.

Mapping-Profile

Speichern Sie Feldzuordnungen als Profile, nutzen Sie sie wieder und automatisieren Sie Folge-Imports – revisionssicher und transparent.

Alle Features ansehen

Funktionen und Vorteile

Erkunden Sie die wichtigsten Module von docBASE – von Freifeldprofilen bis Genehmigungsworkflow.

Neue Dokumente erfassen

Neue Dokumente erfassen

Übersichtliche Erfassung neuer Dokumente mit Suchfunktion und Unterkategorisierung.

Dashboard und Startseite

Dashboard & Startseite

Echtzeit-Überblick zu fälligen Aufträgen, neuen Dokumenten und Benachrichtigungen mit Widgets für Schnellzugriffe.

Freifeldprofile Übersicht

Freifeldprofile

Konfigurieren Sie Formulare ohne Code: 11 Feldtypen, bedingte Sichtbarkeit, Layout-Steuerung und Validierungen für wiederverwendbare Profile.

Notes/Domino-Migration

Notes/Domino-Migration

Migrieren Sie ganze Datenbanken inklusive Rich-Text und Anhängen. Fortschrittsanzeige, Mapping-Profile und Rollback-Funktion inklusive.

Dokumentenliste

Dokumentenverwaltung - Listenansicht

Filter nach Kategorie, Status, Schablone oder Zeitraum. Status-Badges, Sortierung und schnelle Navigation.

Dokument Detailansicht

Dokumentenverwaltung - Detailansicht

Rich-Text-Editor mit Inline-Bildern, strukturierte Metadaten-Tabs und klar gegliederte Eingabebereiche.

Dokumenten-Versionshistorie

Dokumenten-Versionshistorie

Vollständiger Audit-Trail mit nachvollziehbaren Versionen, Änderungen und Freigaben.

Auftragsmanagement Übersicht

Auftragsmanagement - Übersicht

Status-Ampel, Deadlines und priorisierte Listen zeigen sofort, welche Aufgaben fällig oder überfällig sind.

Auftragsdetails und Empfänger

Auftragsdetails & Empfänger

Mehrfach-Empfänger, Fristen und Quelldokument-Verknüpfung mit automatischer Benachrichtigung.

Genehmigungsworkflows

Genehmigungsworkflows

Mehrstufige Freigaben, sequentiell oder parallel, mit klaren Zuständigkeiten und automatischen Erinnerungen.

Externe Genehmigung

Externe Genehmigung (Token-basiert)

Sichere Freigabe für externe Personen per Token-Link ohne Login – inklusive Kommentaren und Audit-Trail.

Benutzer und Rechteverwaltung

Benutzer- & Rechteverwaltung

Rollenbasiertes Rechtemanagement steuert Sichtbarkeit, Bearbeitung und Genehmigungsrechte granular.

E-Mail-Integration

E-Mail-Integration

Empfangen, versenden und zuordnen an Dokumente oder Aufträge – inklusive Lesestatus und Filterung.

Delegierungsketten

Delegierungsketten

Automatische Vertretungen bei Abwesenheiten mit vollständigem Protokoll und Rückübernahme.

Schablonen-System

Schablonen-System

Standardisierte Vorlagen mit Freifeld-Profilen, Genehmigungspflichten und rollenbasierter Sichtbarkeit.

Fahrtkosten-Modul

Fahrtkosten-Modul

Reisekosten erfassen, Belege verwalten und SEPA-Export bereitstellen – revisionssicher dokumentiert.

Datenimport

Datenimport (Multi-Format)

CSV, Excel, JSON, XML oder EML importieren, Felder flexibel mappen und konsistent übernehmen.

KI-Chat-Assistent

KI-Chat-Assistent

Stellen Sie natürlichsprachliche Fragen zu Ihren Dokumenten – Antworten kommen direkt aus dem Bestand.

Wiedervorlagen und Erinnerungen

Wiedervorlagen & Erinnerungen

Individuelle Wiedervorlagen mit automatischen E-Mail-Remindern und flexiblen Intervallen.

Abonnement-System

Abonnement-System

Abonnieren Sie Kategorien oder Dokumenttypen und erhalten Sie Benachrichtigungen bei Neuigkeiten.

Verbesserungsvorschläge

Verbesserungsvorschläge

Feedback-System für Mitarbeitende mit transparenter Statusverfolgung und Kommentaren.

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